BLOG: Fondsenwerving op orde met jaarplannen

BLOG: Fondsenwerving op orde met jaarplannen

Midden in de zonnige zomer heb je misschien weinig zin om aan cijfertjes, doelstellingen en analyses te denken. Maar voor de meeste van ons is het na de zomer weer zover, dan moeten we de plannen voor 2021 gaan opmaken. De zomermaanden zijn bij uitstek de ideale periode om de basis voor deze jaarplannen in orde te maken: De resultaten en evaluaties van de tot nu toe ingezette campagnes en kanalen.

Jaarplannen, waar begin je en voor veel fondsenwervers waar begin ik aan. Dit is vooral een cijfermatige exercitie en dat moet je liggen. Ik persoonlijk vind het heerlijk. Heerlijk om in de cijfers te duiken. Hoeveel donateurs hebben we en hoeveel aan donaties hebben we opgeleverd. Hebben we onze doelstellingen gehaald. Zien we trends in de markt waar we op in kunnen spelen. Hoe effectief hebben we het budget ingezet.

Een fondsenwervende jaarplan is de vertaling van de fondsenwervende strategie voor het komende jaar waarbij concreet de doelen, resultaten en activiteiten meetbaar worden omschreven. Wat zijn de belangrijkste financiële en kwalitatieve doelen en belangrijkste projecten of activiteiten waarmee we deze realiseren.

 

De basis voor een fondsenwervende jaarplan is het meerjarenbeleidsplan van de organisatie. Deze wordt vaak voor een periode van 3 a 5 jaar gemaakt en geeft de visie van de organisatie weer voor de komende periode.  Dit plan bevat naast de visie vaak een SWOT-analyse en de stip op de horizon waar de organisatie naar toe wilt werken. Per afdeling staat beknopt een omschrijving van hoe deze visie zich vertaalt met op hoofdlijnen de te verwachte doelstellingen en investeringen.

Hoe start ik met het maken van een fondsenwervende jaarplan?

Je begint bij het begin. Het huidige jaarplan. Zijn de beoogde resultaten (KPI’s) behaald? Hoe succesvol zijn de grotere fondsenwervende campagnes geweest. Waar zijn we tegenaan gelopen externe en interne factoren. Wat waren onze successen en onze tegenslagen. Hier maken we evaluaties en analyses van met een advies voor de toekomst.

Vervolgens kijken we naar de doelstellingen in het meerjarenbeleidsplan van de organisatie. Aan de ene kant de kwalitatieve doelstelling. Waar wil de organisatie de komende periode staan. Welke positie wil zij innemen. Deze doelstelling is altijd de impact die de organisatie wil maken. En om dit mogelijk te maken is geld nodig. En hier komt de fondsenwervende doelstelling om de hoek kijken. Hoeveel geld/ donaties zijn er nodig om de gewenste impact te kunnen maken. En op welke wijze gaan we deze donaties realiseren. En hier heeft de integriteit van de organisatie weer invloed op. In de meeste meerjarenbeleidsplannen staat welk bedrag er met fondsenwerving opgehaald moet worden om de impact te kunnen realiseren.

 

Oke, als het goed is weten we nu dankzij de analyses en evaluaties van de huidige fondsenwervende activiteiten wat goed werkt en wat minder goed of helemaal niet (meer) werkt. Vanuit het meerjarenbeleidsplan weten we wat het einddoel voor de fondsenwerving is voor 2021. Nu is het zaak om deze twee te combineren en te kijken op welke wijze we de fondsenwervende doelstelling kunnen gaan realiseren. Het fondsenwervende jaarplan

Het fondsenwervende jaarplan

Een jaarplan is gelaagd. Er zijn meerdere manieren om deze vorm te geven. Dit is afhankelijk van hoe de fondsenwervende afdeling is ingericht. Dit kan zijn naar doelgroepen, naar kanalen, naar resultaatgebieden ga zo maar door.

Je begint eerste met een inschatting van de benodigde investering op hoofdlijnen om de begrote doelstelling te behalen. Vanuit de analyses van het afgelopen jaar kunnen we zien wat de ROI (return on investment) is. Deze ROI zet je 1-op-1 door naar het jaarplan. Bijvoorbeeld: afgelopen jaar heeft de organisatie een ROI van 2,1 behaald wat betekend dat elke euro die in fondsenwerving is geïnvesteerd 2 euro en 10 cent oplevert. Stel dat de doelstelling voor 2021 is 210.000 euro aan giften en donaties te werven dan hebben we daarvoor een budget van 100.000 euro nodig.

Vervolgens kijk je naar de samenstelling van de giften en donaties. Welk percentage zijn structurele en daarmee jaarlijks terugkomende donaties en welk percentage zijn de losse giften. De structurele donaties zijn de basis van je inkomsten. Hierbij moet je rekening houden dat elk jaar een deel wegvalt door opzeggingen of overlijden en om dit op peil te houden of te laten groeien je investeringen moet doen ten behoeve van de werving, maar ook het behouden van je donateurs.

Stel dat je structurele donaties goed zijn voor 60% van je totale fondsenwervende inkomsten. Dat betekend dat je nog 40% moet werven op andere manieren.

De meest voorkomende vormen van niet structurele donaties zijn:

  • Losse giften, eenmalige bijdrage aan een specifieke fondsenwervende campagne of doel
  • Jaarlijkse collecte
  • Grote giften voor specifieke projecten (bedrijven en particulieren)
  • Bijdragen vanuit loterijen zoals de PostcodeLoterij of de VriendenLoterij
  • Bijdragen uit eigen georganiseerde loterijen (JantjeBeton en KWF)
  • Crowdfunding (door particulieren die zelf donaties werven voor jouw organisatie)
  • Evenementen zoals fundraisers en sportactiviteiten
  • Nalatenschappen

 

Op hoofdlijnen hebben we de indeling gemaakt naar structureel en losse giften. Ook is het goed te kijken naar de inkomsten waar jij als organisaties invloed kan uitoefenen. Zo heb je nauwelijks invloed op bijdragen vanuit loterijen en nalatenschappen, maar wel op de collecte (aantal collectanten) en je fondsenwervende oproepen op je eigen achterban via post, e-mail en telefoon.

Nu gaan we invullen hoe we deze doelstellingen gaan realiseren. Welke doelgroepen gaan we benaderen en welke kanalen gaan we hiervoor inzetten zodat we een betere inschatting kunnen gaan maken voor het benodigde budget. Belangrijk hierbij is om binnen het budget een potje op te nemen om te kunnen innoveren. Aan dit budget wil je (nog) geen fondsenwervende doelstellingen hangen. Dit geeft de ruimte om te kunnen groeien, nieuwe technieken uit te proberen, met de tijd mee te gaan. Mijn advies zou zijn om hier 5 a 10%  van het budget voor vrij te maken. Als organisatie is het belangrijk om te innoveren, alleen dan maak je je organisatie toekomstbestendig.

En nu is het puzzelen. De ROI waarmee je op hoofdlijnen het benodigde budget hebt ingeschat, deze heb je uit de evaluaties ook op kanaalniveau. Voor mij is dit het leukste stukje, het mixen. Als basis maak ik altijd een exceloverzicht waarin de verschillende KPI’s zijn opgenomen zoals ROI, bereik, respons% en gemiddelde gift met de benodigde formules om tot de te verwachte inkomsten te komen. En dan is het spelen met de oplage en aantallen om tot een gewenste mix van kanalen te komen. Als deze duidelijk is, dan is het tijd om de offertes aan te vragen bij de leveranciers zodat je uit kunt gaan van werkelijk te verwachte kosten in plaats van kosten die gemaakt zijn. Vermoedelijk mag je daarna weer terug naar het excel om het een en ander aan te passen en kom je tot het uiteindelijke jaarplan.

Pas op dat je deze niet te gedetaileerd maakt. Er moet ruimte zijn om gedurende het jaar in te kunnen spelen op actualiteiten en veranderende omstandigheden.

Zoals dit jaar dat door Corona de collecte, deur-aan-deur en evenementen-werving voor een langere periode stil liggen of helemaal niet door kunnen gaan. Hier wil je de ruimte hebben om met budgetten te kunnen verschuiven om toch de gewenste donaties te realiseren.

Belangrijk is dus niet afhankelijk te zijn van een specifiek kanaal of wervingsmethode. Maak voor jezelf ook een aantal verschillende scenario’s en hou het excel bij de hand, zodat je snel de aantallen kunt aanpassen en een aangepaste invulling kunt geven aan het jaarplan.

Dit artikel is in juli 2020 geplaatst in BestuurRendement.

Wil je meer weten, kom 7 augustus naar de online inspiratiesessie

Geen evenementen gevonden!